A comunicação é um elemento essencial na organização de um evento, pois todos que fazem parte dessa organização precisam estar inteiradas de tudo que acontecerá no evento. É necessário que todos trabalhem em grupo, cada equipe com sua função e todas as equipes devem ter um único objetivo em comum: fazer o melhor!
Mas para que todas as equipes tenham esse objetivo em comum, é preciso que haja um trabalho em grupo, que todas as equipes sejam apenas uma, onde todos se disponham a colaborar.
A importância desse trabalho em equipe e dessa comunicação é necessária e essencial para o sucesso da organização de um evento , pois, o mesmo funciona como uma empresa, onde se você trabalha como vendedora, é preciso saber informar onde fica o caixa para que o cliente possa efetuar o pagamento da venda que você fez, se você não souber, perderá a venda.
Do mesmo modo acontece na organização de um evento, é preciso que todas as equipes que estão organizando estejam interligadas, ou seja, saibam de tudo que acontecerá no evento, assim poderemos evitar possíveis falhas e assim obter um evento de sucesso.
Danielle Ferraz
quarta-feira, 16 de outubro de 2013
sábado, 5 de outubro de 2013
Organização de eventos: diferencial do profissional de secretariado
Postado Por: Renata Monteiro
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domingo, 22 de setembro de 2013
Obtendo sucesso com eventos de captação de recursos
Dentre as inúmeras estratégias utilizadas pelas organizações da sociedade civil para a captação de recursos, uma delas é a realização de eventos. O assunto, inclusive, foi tema de uma palestra durante o FLAC – Festival ABCR 2012, e a ABCR promoverá novamente esse debate, agora no Festival ABCR 2013, em Salvador. O articulista Lance Trebesch, CEO da empresa americana TicketPrinting.com, escreveu um teto onde comenta algumas dicas para a realização lucrativa de eventos como esses. Confira.
1 – Planeje um evento que se repita: dentre os benefícios de se realizar o mesmo avento ano após ano (como a 15ª edição do Teleton, da AACD, por exemplo) está a facilidade de planejamento, que começa mais cedo e pode se beneficiar de ideias, estrutura e equipamentos já utilizados anteriormente. A marca (branding) da organização também se fortalece com eventos como esses, uma vez que todos passam a identificá-lo com a entidade e manter um registro na memória. Finalmente, indivíduos e empresas que doaram em um ano estão mais propensos a fazê-lo no ano seguinte, ou até aumentar o valor doado.
2 – Promova muito seu evento! Eventos com ingressos são mais facilmente vendidos quando se tem muitos voluntários os oferecendo para famílias, amigos e membros da comunidade. Considere a publicação de notas à impresa (press-releases) e a produção de cartazes e adesivos para promover o seu evento. E não esqueça do poder das mídias sociais, como Facebook, Twitter, etc.
3 – Personalize: para eventos menores, como jantares, considere reservar lugares para voluntários que apoiaram na venda de ingressos e na divulgação. Colocar o nome do convidado em um lugar específico pode fazê-lo se sentir mais bem-vindo e inserido no seu evento, e complementa essa estratégia.
4 – Use formas complementares de captação: diversifique a forma de captar recursos no evento. É possível pedir desde doações em espécie (como alimentos e equipamento, para o próprio evento), como itens para rifas e leilões, cujo valor arrecadado virá para a organização. Pode-se também pedir patrocínios, dando reconhecimento nominal ao patrocinador. Finalmente, se o evento vai imprimir programas, é possível vender espaço publicitário no material, ajudando a diminuir os custos.
5 – Passe tempo com os presentes: eventos de captação de recursos podem ser um estouro, e oferecer uma boa experiência aos presentes é uma forma de garantir um boca a boca positivo pós-evento. Além disso, também é importante passar algum tempo com os presentes. Assim, por exemplo, na abertura do evento, é fundamental falar brevemente sobre a entidade, o propósito daquele evento e a missão da organização. Incentive também os voluntários a falarem do evento com os participantes, para que repliquem o mesmo entusiasmo ao qual se dedicaram durante todo o tempo. Finalmente, proporcione aos presentes uma maneira simples sobre como saber mais da sua organização. É possível, por exemplo, imprimir e entregar o endereço da página na internet da organização, ou um código “QR”, já bastante utilizado no Brasil.
Fonte original: o texto acima foi traduzido e adaptado do seu original, em inglês, que pode ser lido aqui.
Huna de Mayrinck
domingo, 16 de junho de 2013
Tipologia de Eventos
Tipologia de Eventos
Existem muitos eventos que, na maioria são reuniões
muito importantes para juntar pessoas em determinado local para debates,
informações, palestras e outros.
Conheça alguns tipos de eventos existentes:
Conferência: Conduzido por
um presidente de mesa que dirige a apresentação de um tema geralmente
científico ou técnico por um conferencista. As respostas das perguntas
formuladas pelo público só podem ser respondidas ao final do pronunciamento,
porém quando a conferência é realizada na abertura de um evento maior, deve-se
evitar perguntas para não comprometer a ordem do dia.
Congresso: Reuniões que
visam debater assuntos que interessam a um determinado ramo profissional.
Estudam temas diversos, e ao final do trabalho, as conclusões são adotadas no
todo ou em parte após serem encaminhadas às autoridades. Tem duração de vários
dias.
Debate: Conduzido por um
moderador ou coordenador, com pelo menos dois debatedores que geralmente
apresentam pontos de vista divergentes sobre um tema que já é de conhecimento
público. Aberto ao público ou transmitido por meio da mídia.
Mesa Redonda: Reunião
conduzida por um moderador, com no máximo 10 pessoas. São feitas perguntas para
cada participante sobre um ou mais temas polêmicos e as respostas são dadas na
hora. O evento tem geralmente duração de uma hora.
Painel: Reunião conduzida
por um moderador, com no máximo quatro pessoas que irão apresentar um de cada
vez seu ponto de vista sobre um tema predefinido. O participante de maior
renome terá um tempo maior para sua explanação.
Palestra: Necessita de um
coordenador para fazer a apresentação de um ou mais palestrantes que têm por
objetivo a divulgação de produtos, serviços, projetos ou conscientizar um
determinado grupo. As perguntas são permitidas durante a palestra.
Seminário: Apresentação de
um assunto por um ou mais pessoas para uma platéia que tenha algum conhecimento
e interesse pelo assunto. Todos participam, discutindo e obtendo conclusões
sobre o tema. Tem geralmente duração de um dia.
Showcasing: Apresentação de
produtos ou serviços em vitrines fechadas. Os visitantes têm a disposição
folhetos informativos e linhas telefônicas instaladas em cabines que, quando
acionadas, são conectadas diretamente a uma central de informação.
Simpósio: Conduzido por um
coordenador que dirige a divulgação de novas tecnologias e de pesquisas de
especialistas, com a participação, com perguntas, do público interessado no
assunto. Possui duração de um a três dias.
Workshop: Exposição de um produto por um especialista que
estimula o participante a transformar a teoria em prática.http://www.portalpower.com.br/eventos/conheca-todas-definicoes-e-tipos-de-eventos/
segunda-feira, 10 de junho de 2013
10 novas ideias para inspirar um conceito de um evento de sucesso
Produzir um evento de
sucesso envolve uma série de medidas, que devem ser planejadas com bastante
cuidado. Umas das principais ações na hora de criar estratégias para a
realização de um evento é pensar em conceitos capazes de atrair o público-alvo.
Para tanto, é necessário estar inspirado para que o conceito de cada evento
seja criativo e claro para os eventuais frequentadores.
Independente
do tipo de evento, você deve levar em conta as características do artista que
se apresentará ou do objetivo que se deseja alcançar. Portanto, o conceito
precisa estar ligado à temática do evento, pois é a partir de tal conceito que
você e sua equipe colocarão seu plano de ação em prática, incluindo a
divulgação do evento.
Para te auxiliar a na criação de conceitos de eventos, separamos 10 novas ideias para inspirar um
conceito de um evento de sucesso.
1. Pesquisas
Dificilmente
uma boa ideia surge “do nada”. Por isso, é fundamental investir em pesquisas
com o público para quem certo evento acontecerá, a fim de conhecer melhor os
gostos, necessidades e preferências de tais pessoas. De preferência,
comunique-se a partir de meios que são mais usados por elas, elevando a
probabilidade de conseguir respostas produtivas;
2. Referências
Outra
dica para ter ideias novas é buscar referências relacionadas ao tema em
questão, o que possibilita o desenvolvimento de conceitos com base em algo já
existente, sem que você precise elaborar algo inteiramente novo. Por exemplo:
veja se o artista ou o serviço que contratou a sua empresa já possui uma linha
que pode servir de base para a criação do conceito, como aspectos visuais e
temáticos;
3. Colaborações
Aproveite
parcerias para se inspirar no momento de definir o conceito de um evento. Ao
trabalhar em colaboração com outros profissionais e com a comunidade em geral,
é possível que uma ideia útil apareça. Assim, basta lapidar a ideia de acordo
com a sua meta;
4. Marketing adequado
Novas
ideias podem surgir durante o processo de divulgação. Dessa forma, é
imprescindível recorrer a um marketing apropriado, para que os possíveis
participantes se sintam motivados, contribuindo com sugestões e até críticas;
5. Mistério
Uma
boa dose de mistério pode ser uma vantagem para o seu evento, afinal, muitas
pessoas gostam de ser surpreendidas, sentindo-se atraídas por ideias e
conceitos que instigam ao invés de simplesmente escancarar tudo o que terá no
evento. Logo, aposte em pequenas surpresas, tornando o evento mais intrigante,
sem que os segredos sejam tão grandes a ponto de deixar o conceito confuso;
6. Liberdade para a
expressão de opiniões
Todo profissional que atua na área de produção de eventos deve
considerar o feedback do público. Por conta disso, é
essencial haver uma liberdade para a expressão de opiniões, pois algumas delas
podem proporcionar a inspiração necessária para a elaboração de conceitos dos
próximos eventos;
7. Experiências
imersivas
Eventos
que garantem experiências imersivas estão cada vez mais em alta, pois os
participantes tendem a gostar de eventos que proporcionam um envolvimento maior.
Assim sendo, não tenha medo de oferecer pacotes e preços alternativos para
pessoas interessadas em acompanhar tudo de perto, uma vez que uma boa parcela
do público tem disposição e condições para uma integração bem maior, seja para
conhecer os bastidores do evento ou para participar de encontros associados à
organização do mesmo;
8. Adaptação e fusão
de ideias
Um
conceito eficaz pode ser estabelecido a partir da adaptação de ideias de outros
eventos. O mesmo vale para a fusão de ideias, visto que misturar elementos de
sucesso pode assegurar o êxito de um evento, desde que tal integração seja
coerente e atrativa;
9. Customização
Outra
ideia prática e que aumenta a probabilidade de conquistar os eventuais
participantes é customizar o evento de acordo com as características do
público. Para tanto, utilize plataformas como mídias sociais para interagir com
as pessoas mais diretamente, de modo que seja mais fácil compreender o que elas
desejam encontrar no evento;
10. Acessibilidade
Não
adianta seguir todas as dicas acima se você não permitir que as pessoas
interessadas tenham como participar dos eventos produzidos por você. Portanto,
pense conceitos capazes de aumentar a procura, como a possibilidade de deixar
os valores mais acessíveis, por meio de promoções, descontos e até por
estratégias que não estabelecem preços fixos. Claro que a última sugestão nem
sempre é viável, logo, o planejamento financeiro precisa levar em conta vários
elementos para que a aposta diferenciada não coloque o êxito do evento em
risco.
domingo, 2 de junho de 2013
Andrade Marketing & Eventos - Empresa de organização de eventos em João Pessoa PB
No post de hoje venho mostrar a conhecimento público a empresa Andrade Marketing & Eventos que está localizada em João Pessoa no Empresarial Metropolitan. É uma empresa respeitada e de grande atuação no cenário local. E também venho mostrar a história de uma ex aluna de Secretariadora Executivo recém formada aqui pelo nosso Campus e já está cursando pós graduação em Marketing e Eventos, Karla Batista que vem desempenhando um excelente trabalho dentro da empresa Andrade Eventos e nos relatou um pouco da sua trajetória, de como é atuar nessa área.
Karla Batista:
Sobre
a Andrade Marketing & Eventos:
A Andrade Marketing & Eventos nasceu com uma proposta diferenciada
para um mercado enigmático e fascinante. Focada em eventos técnicos científicos
e coorporativos a Andrade Eventos, trabalha com planejamento estratégico em
todas as ações que norteiam o evento (pré, trans e pós-evento). Com pouco mais
de 10 anos atuando no mercado de eventos, a empresa possui uma vasta cartela de
clientes e já realizou mais de 200 eventos. Tudo isso é fruto de um trabalho
baseado em qualidade, confiabilidade e segurança, que são valores intangíveis
utilizados pela Andrade Eventos para se diferenciar das demais empresas do
trade.
Sobre Karla
Batista:
Bacharel em
Secretariado Executivo, pela Universidade Federal da Paraíba. Habilitada em
marketing, organização de eventos, cerimonial e protocolo. Atuou nas áreas de
Atendimento e Recursos humanos no setor publicitário e na construção civil.
Possui experiência na área Administrativa, com ênfase em finanças e atualmente
trabalha no mercado de eventos técnicos científicos e corporativos.
Sobre a
Experiência de trabalhar no setor de Eventos:
Atuei no
setor publicitário por alguns anos e tive a oportunidade de prestar alguns
serviços para a Andrade Eventos. Na época ainda estava na graduação em
Secretariado Executivo Bilíngüe, no Campus IV da UFPB e não possuía
disponibilidade de horários para atuar com eventos, mas esse foi o marco que gerou
o meu interesse pela empresa e da empresa pela graduação na qual estava
inserida. Tempos depois ingressei a equipe da Andrade Marketing & Eventos e
tenho atuado como secretaria executiva e gestora de recursos humanos da
empresa. Uma das principais atividades que desenvolvido é a seleção e gestão de
pessoas.
É um
mercado fascinante e muito prazeroso. O mercado hoje é basicamente formado por turismólogos,
o que gera uma troca de informações muito valiosa. Entretanto, como secretária
executiva sinto a ausência de profissionais de secretariado trabalhando no
setor de eventos.
Agradeço a Karla Batista pelo depoimento e desejo muitas conquistas e sucesso.
Para os alunos da turma o site da Andrade Eventos: www.andradeeventos.com.br
Fernanda Aguiar
domingo, 26 de maio de 2013
Apresentação - Organização de eventos - Da ideia à realidade
É comum
profissionais das áreas de turismo, hotelaria, centro de convenções, recursos
humanos, assistência social, desenvolvimento de pessoal, secretariado, entre outros,
buscarem apoio teórico e pratico para as realizações de seus empreendimentos no
segmento de eventos.
Em pleno inicio do século XXI ainda
existe pouca bibliografia no segmento de eventos, muito embora as universidades
e instituições de ensino estejam com suas atenções voltadas para o
desenvolvimento e aprimoramento de promotores de eventos profissionais, como:
congressos, seminários, encontros, inaugurações, e também de eventos sociais, esportivos
e culturais, entres outros.
Todo evento parte de uma “fantasia”,
inicialmente chegando-se à idealização na
implantação das ideias e projetos, buscando atrair a atenção do publico,
sensibilizando-o a partir de um plano de ações articuladas que, se bem
programadas por meio de uma comunicação aproximativa, poderá trazer resultados favoráveis
e sucesso absoluto. Importante enfatizar que cada evento tem sua própria característica.
Eles se diferenciam na organização pelos seus objetivos, publico alvo,
programação e abrangência. Para se determinar se a técnica grupal escolhida
para um evento será um seminário, por exemplo, precisamos em primeiro lugar,
saber o que é um seminário, seu funcionamento, suas características e qual a
diferença deste para um ciclo de palestras e conferencias.
O principal objetivo deste livro é
apresentar as regras, os meios, os procedimentos e as formas sistematizadas de
tipos de eventos e de cerimônias, elaborando um plano de ação de acordo com sua
característica e definição própria.
Mas não basta somente isso. É preciso
avaliar os procedimentos e cuidados necessários para o sucesso do evento,
certificar-se de que a ideia do acontecimento é viável, saber delegar,
acompanhar as tarefas e os passos da equipe, elaborar fluxogramas, utilizar formulários
que auxiliem no controle das atividades, elaborar o projeto de forma detalhada
e ordenada, desenvolver um check-list das tarefas, utilizando os termos técnicos
do segmento de eventos e definir um plano de mídia. Estes procedimentos fazem
parte dos capítulos que compõem este livro.
Seguindo as orientações, todas as atividades serão conduzidas a um plano
geral de procedimentos norteados da abrangência do controle do evento.http://books.google.com.br/books?id=wXEUM0R2MHgC&printsec=frontcover&dq=materias+sobre+organiza%C3%A7%C3%A3o+de+eventos&hl=pt-BR&sa=X&ei=o5SiUd2JBYnm8gTp8oDADg&ved=0CEMQ6AEwAw
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